Termini di servizio

Parti e Formazione del Contratto

Questi Termini di Servizio costituiscono un accordo vincolante tra Kotao GmbH, Colonia, Germania (“Kotao”) e il cliente che stipula l’accordo (il “Cliente”).

L’accordo si conclude quando il Cliente completa la registrazione online e Kotao fornisce l’account, o quando entrambe le parti eseguono un Modulo d’Ordine. Registrandosi, il Cliente accetta di essere vincolato da questi Termini; sono collegati durante la registrazione e disponibili in modo permanente su kotao.com. Se esiste un Modulo d’Ordine, identifica i moduli sottoscritti, i termini commerciali e eventuali impegni di servizio specifici del cliente.

I servizi sono offerti esclusivamente alle imprese. Registrandosi, il Cliente conferma di agire nell’esercizio della propria attività commerciale, professionale o autonoma ai sensi del § 14 BGB e di non utilizzare i servizi per scopi privati. I contratti con i consumatori sono esclusi. Una persona fisica che registra un account per conto di un’azienda conferma di essere autorizzata a rappresentare quell’azienda.

Descrizione del Servizio

Kotao gestisce una piattaforma operativa all-in-one per imprese di ospitalità, vendita al dettaglio e servizi. La piattaforma include i moduli POS, PMS, CRM, ERP, RMS, HRM, CMS, BTP e pagamenti integrati. La disponibilità delle funzionalità specifiche può evolvere nel tempo con lo sviluppo della piattaforma. I negozi online gestiti tramite la piattaforma sono negozi indipendenti del rispettivo Cliente sotto il proprio dominio; Kotao non gestisce un marketplace e non confronta le offerte di clienti diversi.

Kotao si impegna con sforzi commercialmente ragionevoli a raggiungere un obiettivo di disponibilità mensile del 99,99% per i servizi di produzione, escludendo manutenzione pianificata, manutenzione di emergenza, sistemi lato cliente, reti di terze parti, schemi di pagamento, app store e eventi al di fuori del ragionevole controllo di Kotao. Eventuali crediti di servizio vincolanti o livelli di servizio superiori devono essere indicati nel Modulo d’Ordine.

Supporto e Tempi di Risposta

Il canale di supporto ufficiale è support@kotao.com o un altro percorso di segnalazione espressamente designato da Kotao come canale di supporto nel prodotto. Le segnalazioni telefoniche, messenger o contatti personali possono essere usate in aggiunta, ma non avviano da sole un periodo di risposta. Il periodo di risposta inizia quando viene ricevuta una segnalazione sufficientemente specifica tramite un canale di supporto ufficiale o quando il monitoraggio interno di Kotao rileva automaticamente e crea un incidente corrispondente per il servizio di produzione interessato.

Kotao classifica le segnalazioni in base al loro impatto reale sulla produzione e può modificare una classificazione indicando il motivo. I seguenti tempi di risposta si applicano:

• Incidente critico — 60 minuti: Il negozio online di produzione è completamente indisponibile o l’accettazione dei pagamenti fallisce completamente, senza soluzione alternativa ragionevole.
• Degradazione materiale — 8 ore: Una funzione principale è materialmente compromessa, ma il servizio rimane complessivamente utilizzabile o esiste una soluzione alternativa ragionevole.
• Richiesta generale o degradazione minore — 48 ore: Domande generali sul prodotto o sull’uso, difetti cosmetici o limitazioni senza impatto materiale sulla produzione.

I periodi sono conteggiati come ore trascorse dalla ricezione applicabile o dal rilevamento automatico. Una prima risposta qualificata conferma la classificazione e fornisce lo stato di indagine noto o i prossimi passi. Non è un impegno a risolvere l’incidente nello stesso periodo. Per incidenti critici, Kotao può attivare il processo di risposta agli incidenti documentato e pubblicare le informazioni di stato sulla pagina di stato pubblico. Tempi di risposta più severi possono essere concordati nel Modulo d’Ordine.

Anteprima e Funzionalità Beta

Kotao può designare singole funzionalità come anteprima, beta o early access. Tali funzionalità esistono per la valutazione: possono essere modificate, sospese o discontinue in qualsiasi momento, sono escluse dall’obiettivo di disponibilità e possono contenere difetti. Il Cliente non dovrebbe basare i processi aziendali di produzione esclusivamente su funzionalità designate come beta. Le sezioni “Garanzia” e “Responsabilità” rimangono invariate.

Responsabilità dell’Account

Il Cliente deve fornire informazioni di registrazione accurate, proteggere le credenziali dell’account e autorizzare l’uso solo da parte di dipendenti e collaboratori autorizzati a operare per conto del Cliente. Il Cliente è responsabile delle attività che avvengono sotto il proprio account.

Il Cliente rimane il soggetto responsabile delle transazioni (merchant of record) e il venditore dei beni e servizi venduti tramite Kotao (seller of record), salvo diversa indicazione espressa nel Modulo d’Ordine. Il Cliente è responsabile delle informazioni sui prodotti, dei prezzi, delle imposte, delle informazioni ai consumatori, delle ricevute, dei rimborsi, dell’esecuzione degli ordini, delle autorizzazioni di settore e degli obblighi di conformità applicabili alla propria attività. Kotao fornisce l’infrastruttura della piattaforma e non agisce come venditore, organizzatore, consulente fiscale o rappresentante legale per le transazioni del Cliente.

Limitazione e sospensione dei servizi

Kotao può limitare o sospendere i servizi in tutto o in parte quando (a) il Cliente viola in modo materiale questi Termini o la Politica di Uso Accettabile, (b) un obbligo legale o normativo lo richiede, (c) la misura è necessaria per evitare un rischio specifico per la sicurezza, l’integrità o la disponibilità della piattaforma o per terzi, (d) il Cliente, dopo un promemoria, è inadempiente per una parte più che insignificante delle commissioni, o (e) il partner di pagamento o le regole dello schema applicabile lo richiedono.

Le restrizioni e le sospensioni sono esercitate in modo proporzionale: ove ragionevole, Kotao limita la misura alla funzionalità interessata, sceglie i mezzi meno intrusivi e adatti, e offre al Cliente un’opportunità preventiva di risolvere. Kotao fornisce al Cliente una dichiarazione di motivi in forma testuale al più tardi quando la misura entra in vigore, salvo un obbligo legale o l’evitamento di un pericolo imminente che lo impedisca. Una volta cessato il motivo, Kotao ripristina i servizi senza ritardo ingiustificato.

Quando il Cliente offre beni o servizi ai consumatori nell’Unione Europea tramite la piattaforma, Kotao termina i servizi nella loro interezza solo con una dichiarazione di motivi e con un preavviso di almeno 30 giorni. Questo periodo di preavviso non si applica quando un obbligo legale o normativo richiede una terminazione immediata o quando il Cliente ha ripetutamente violato questi Termini o la Politica di Uso Accettabile. Il diritto di entrambe le parti alla terminazione straordinaria per giusta causa rimane inalterato.

Commissioni e Pagamento

Le commissioni di abbonamento e le tariffe di accettazione carta sono concordate individualmente per operatore di lancio durante l’accesso anticipato su invito e sono divulgate per iscritto nel Modulo d’Ordine. I livelli di prezzo pubblici saranno pubblicati prima del passaggio pubblico. Il prezzo concordato in un Modulo d’Ordine di accesso anticipato non verrà retroattivamente modificato dalla pubblicazione dei livelli pubblici. I pagamenti in ritardo maturano interessi in linea con §286 BGB.

Il processamento integrato dei pagamenti è fornito tramite Kotao Payments e i fornitori di servizi di pagamento regolamentati selezionati o nominati per quel servizio. Per l’accettazione dei pagamenti, il processore di pagamento applicabile gestisce i servizi di pagamento regolamentati; Kotao agisce come fornitore di servizi tecnico per i flussi di pagamento e l’operatore della piattaforma a meno che un Modulo d’Ordine non assegni espressamente un ruolo diverso. Il Cliente deve rispettare i termini di Kotao Payments applicabili, le regole di business limitato, le regole dello schema e i requisiti di onboarding.

Tutte le commissioni sono escluse IVA statutarie. I periodi di prova gratuiti non si trasformano automaticamente in un piano a pagamento. In caso di upgrade a un piano superiore, la differenza viene addebitata pro rata per il periodo di fatturazione corrente; un downgrade entra in vigore all’inizio del prossimo periodo di fatturazione. Le commissioni già pagate non sono rimborsate, salvo dove la legge obbligatoria o il diritto di terminazione speciale previsto in “Modifiche a Questi Termini” lo preveda diversamente. Se il Cliente è inadempiente per una parte più che insignificante delle commissioni, Kotao può limitare i servizi in conformità alla sezione “Restrizione e Sospensione dei Servizi”.

Servizi di Terze Parti

I servizi di terze parti possono essere attivati o collegati tramite la piattaforma — come il processore di pagamento, i servizi di spedizione e logistica, le app, i temi e le integrazioni. I servizi di terze parti sono regolati esclusivamente dai termini contrattuali e di privacy del rispettivo fornitore; quel contratto è formato tra il Cliente e il fornitore. Kotao non garantisce la disponibilità, il contenuto o la legalità dei servizi di terze parti e può modificare o terminare la loro connessione per motivi oggettivi — come rischi di sicurezza, violazioni legali o cessazione da parte del fornitore. La responsabilità di Kotao per le violazioni delle proprie obbligazioni nella sezione “Responsabilità” rimane inalterata.

Proprietà Intellettuale

Kotao detiene tutti i diritti, titolo e interesse nella piattaforma e nella sua tecnologia sottostante. Il Cliente detiene tutti i diritti, titolo e interesse nei dati e nel contenuto caricati sulla piattaforma. Il Cliente concede a Kotao le licenze necessarie per operare il servizio per suo conto.

Dati di Utilizzo e Feedback

Kotao può utilizzare i dati tecnici di utilizzo, log e prestazioni derivanti dall’operatività della piattaforma in forma anonimizzata o aggregata per fornire, garantire, migliorare e sviluppare ulteriormente i servizi, e per statistiche e benchmark — a condizione che non sia possibile inferire il Cliente, i suoi clienti finali o una persona identificabile. Il trattamento dei dati personali è regolato esclusivamente dal Accordo sul trattamento dei dati e dalla Informativa sulla Privacy. Kotao può utilizzare i suggerimenti e il feedback del Cliente per i propri prodotti gratuitamente e senza limiti di tempo; non c’è obbligo di implementare tali suggerimenti.

Riservatezza

Le parti trattano le informazioni non pubbliche dell’altra parte che sono confidenziali per natura — in particolare informazioni commerciali, operative, di prezzo e di sicurezza — come confidenziali, le utilizzano solo per eseguire l’accordo e le rendono accessibili solo ai dipendenti e ai collaboratori che ne hanno bisogno e sono vincolati da obblighi comparabili. Escluse sono le informazioni che sono o diventano pubbliche senza violazione del dovere, ottenute legalmente da terzi o sviluppate indipendentemente, o le cui divulgazioni sono richieste dalla legge o da un’autorità; in quest’ultimo caso l’altra parte è informata in anticipo dove legalmente consentito. Questi obblighi si applicano durante la durata dell’accordo e per tre anni dopo.

Durata e cessazione

Gli abbonamenti mensili possono essere cancellati entro la fine del periodo di fatturazione corrente. Qualsiasi parte può terminare per violazione materiale se la violazione rimane non risolta 30 giorni dopo un avviso scritto.

Modifiche a Questi Termini

Kotao può modificare questi Termini quando la modifica è necessaria a causa di requisiti legali, di sicurezza, tecnici, di prodotto o di partner di pagamento, o quando la modifica è ragionevole per la continuazione dell’operatività dei servizi. Kotao fornirà almeno sei settimane di preavviso per modifiche materiali in forma testuale — ad esempio, via e-mail all’indirizzo in archivio o tramite un chiaro avviso in prodotto. Se il Cliente non si oppone prima della data di efficacia, le modifiche sono considerate accettate dove l’avviso di Kotao indica esplicitamente questa conseguenza. Se una modifica materiale svantaggia il Cliente, quest’ultimo ha un diritto di terminazione speciale in vigore prima che la modifica entri in vigore.

Esportazione e Restituzione Dati

Durante la durata dell’abbonamento e per 90 giorni dopo la terminazione, Kotao fornirà funzionalità di esportazione ragionevoli o supporto in modo che il Cliente possa esportare i propri dati aziendali in un formato comunemente utilizzabile. Il periodo inizia quando la terminazione entra in vigore, non quando viene ricevuto l’avviso di terminazione. La cancellazione anticipata rimane possibile su istruzioni documentate del Cliente; i dati già cancellati non saranno più disponibili per l’esportazione. Dopo quel periodo, Kotao può cancellare o anonimizzare i dati del Cliente a meno che la conservazione non sia richiesta dalla legge, dagli obblighi contabili, dai log di sicurezza, dalla conservazione delle controversie o dal Accordo sul trattamento dei dati. La restituzione e la cancellazione dei dati personali sono regolate dal Accordo sul trattamento dei dati.

Garanzia

Kotao fornisce i servizi con ragionevole competenza e diligenza e corregge i difetti riproducibili entro un termine commercialmente ragionevole, tenendo conto della loro gravità e dell’impatto operativo. I servizi sono forniti come SaaS in continua evoluzione e non costituiscono un bene concesso in locazione per il quale sia stata concordata una condizione di permanente assenza di difetti. È esclusa qualsiasi responsabilità oggettiva di garanzia per difetti iniziali ai sensi del § 536a BGB. Kotao non assume obblighi di garanzia salvo che una garanzia sia espressamente prevista nel Modulo d’Ordine.

Responsabilità

La responsabilità aggregata di Kotao in base a questo accordo è limitata alle commissioni pagate dal Cliente nei dodici mesi precedenti l’evento che dà origine alla richiesta, salvo dove la responsabilità non possa essere legalmente limitata. Tale limite non si applica alla responsabilità per dolo, negligenza grave, lesioni alla vita, al corpo o alla salute, occultamento fraudolento di difetti, garanzie espressamente assunte da Kotao, richieste ai sensi della Legge sulla Responsabilità dei Prodotti o altra responsabilità obbligatoria.

In caso di violazione per colpa lieve di obblighi contrattuali essenziali, ossia obblighi il cui adempimento consente la corretta esecuzione del contratto e sul cui rispetto il Cliente può normalmente fare affidamento, Kotao risponde soltanto dei danni prevedibili e tipici di questo tipo di contratto. La responsabilità per danni indiretti, consequenziali e per mancato guadagno è esclusa nella misura consentita dalla legge, salvo i casi di responsabilità illimitata elencati sopra.

Manleva

Il Cliente tiene indenne Kotao dalle pretese avanzate da terzi nei confronti di Kotao perché il Cliente (a) offre o fornisce beni o servizi tramite la piattaforma, (b) carica contenuti che violano diritti di terzi oppure (c) viola gli obblighi di legge applicabili alla propria attività o i presenti Termini. L’obbligo di manleva comprende le ragionevoli spese di difesa legale. Non si applica nella misura in cui il Cliente non sia responsabile della violazione. Kotao informa il Cliente senza ingiustificato ritardo delle pretese avanzate, gli affida la difesa su richiesta ove ragionevole e non riconosce le pretese senza il suo consenso.

Forza maggiore

Nessuna delle parti risponde dell’inadempimento dei propri obblighi, ad eccezione degli obblighi di pagamento, nella misura e per il tempo in cui tale inadempimento sia causato da circostanze al di fuori del suo ragionevole controllo. Rientrano tra queste calamità naturali, guerra, terrorismo, scioperi, provvedimenti delle autorità, epidemie, interruzioni su vasta scala dell’energia elettrica, delle telecomunicazioni o delle infrastrutture cloud, nonché attacchi alla sicurezza informatica che non sia stato possibile evitare nonostante ragionevoli misure di protezione. La parte interessata informa l’altra senza ingiustificato ritardo e riprende l’adempimento una volta cessato l’impedimento. Se l’interruzione dura oltre 60 giorni, ciascuna parte può porre fine ai servizi interessati con effetto immediato.

Reclami

Il Cliente può presentare in qualsiasi momento a legal@kotao.com reclami riguardanti i servizi, le misure previste nella sezione “Limitazione e sospensione dei servizi” oppure la collaborazione con Kotao. Kotao esamina ogni reclamo con diligenza, lo gestisce entro un termine ragionevole e ne comunica individualmente l’esito al Cliente in forma testuale. Resta impregiudicato il diritto di adire le vie giudiziarie.

Legge applicabile e foro competente

I presenti Termini sono disciplinati dal diritto della Repubblica Federale di Germania, con esclusione della Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di vendita internazionale di beni mobili (CISG) e delle norme sul conflitto di leggi. Il foro esclusivo per tutte le controversie derivanti dal contratto o a esso connesse è Colonia, Germania, qualora il Cliente sia un commerciante (Kaufmann), una persona giuridica di diritto pubblico o un patrimonio separato di diritto pubblico, oppure non abbia un foro generale in Germania. Kotao conserva inoltre il diritto di agire nei confronti del Cliente presso il foro generale di quest’ultimo.

Versioni linguistiche

I presenti Termini sono pubblicati in tedesco e in inglese e sono disponibili anche in questa traduzione italiana. Per l’interpretazione e l’applicazione fa fede esclusivamente la versione tedesca; le versioni inglese e italiana hanno solo finalità informative. Le lingue contrattuali e di comunicazione sono il tedesco e l’inglese.

Cessione, compensazione e comunicazioni

Kotao può trasferire i diritti e gli obblighi contrattuali a una società affiliata o nell’ambito di una ristrutturazione o cessione del ramo d’azienda. Il Cliente viene informato in forma testuale e può recedere per giusta causa qualora non sia ragionevole esigere la prosecuzione del rapporto con la società subentrante. Negli altri casi, i diritti contrattuali possono essere ceduti soltanto con il consenso dell’altra parte in forma testuale; resta impregiudicato il § 354a HGB. Il Cliente può opporre in compensazione soltanto crediti non contestati o accertati con decisione definitiva e può esercitare un diritto di ritenzione soltanto per contropretese derivanti dallo stesso rapporto contrattuale. Le comunicazioni previste dai presenti Termini avvengono in forma testuale: Kotao può validamente inviarle all’indirizzo email registrato nell’account, mentre il Cliente le invia a legal@kotao.com. Il Cliente mantiene aggiornati i propri recapiti.

Validità delle singole disposizioni

Qualora una disposizione dei presenti Termini sia ritenuta invalida o inapplicabile, le restanti disposizioni rimangono pienamente efficaci. I presenti Termini, il Modulo d’Ordine, l’Accordo sul trattamento dei dati e la Politica di utilizzo accettabile costituiscono l’intero accordo tra le parti relativo ai servizi. In caso di conflitto tra documenti, il Modulo d’Ordine prevale per le condizioni commerciali e i moduli acquistati, l’Accordo sul trattamento dei dati prevale per il trattamento dei dati personali e i presenti Termini disciplinano il rapporto generale relativo alla piattaforma, salvo che un documento preveda una disposizione obbligatoria più rigorosa.