Allgemeine Geschäftsbedingungen

Vertragsparteien und Vertragsschluss

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen bilden eine verbindliche Vereinbarung zwischen der Kotao GmbH mit Sitz in Köln, Deutschland („Kotao”) und dem Kunden, der den Vertrag abschließt („Kunde”).

Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde die Online-Registrierung abschließt und Kotao das Konto bereitstellt, oder indem beide Parteien ein Auftragsformular abschließen. Mit der Registrierung erklärt der Kunde sein Einverständnis mit der Geltung dieser AGB; sie sind während der Registrierung verlinkt und jederzeit unter kotao.com abrufbar. Ein etwaiges Auftragsformular beschreibt die gebuchten Module, kaufmännischen Bedingungen und etwaige kundenspezifische Servicezusagen.

Die Dienste richten sich ausschließlich an Unternehmer. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt (§ 14 BGB) und die Dienste nicht zu privaten Zwecken nutzt. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist ausgeschlossen. Registriert eine natürliche Person das Konto für ein Unternehmen, bestätigt sie damit, zur Vertretung dieses Unternehmens berechtigt zu sein.

Leistungsbeschreibung

Kotao betreibt eine integrierte Operations-Plattform für Gastronomie, Hotellerie, Handel und Dienstleistungen. Die Plattform umfasst die Module POS, PMS, CRM, ERP, RMS, HRM, CMS, BTP sowie integrierte Zahlungsabwicklung. Der konkrete Funktionsumfang kann sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Über die Plattform betriebene Storefronts sind eigenständige Online-Shops des jeweiligen Kunden unter dessen eigener Domain; Kotao betreibt keinen Marktplatz und nimmt kein Ranking von Angeboten verschiedener Kunden untereinander vor.

Kotao unternimmt wirtschaftlich angemessene Anstrengungen, für Produktivdienste ein monatliches Verfügbarkeitsziel von 99,5 % zu erreichen. Ausgenommen sind geplante Wartung, Notfallwartung, kundenseitige Systeme, Drittnetzwerke, Kartensysteme, App-Stores und Ereignisse außerhalb des angemessenen Einflussbereichs von Kotao. Verbindliche Servicegutschriften, Reaktionszeiten oder höhere Service Level gelten nur, wenn sie im Auftragsformular ausdrücklich vereinbart sind.

Vorschau- und Beta-Funktionen

Kotao kann einzelne Funktionen als Vorschau, Beta oder Early Access kennzeichnen. Solche Funktionen dienen der Erprobung: Sie können jederzeit geändert, ausgesetzt oder eingestellt werden, sind vom Verfügbarkeitsziel ausgenommen und können Fehler enthalten. Der Kunde soll produktive Geschäftsprozesse nicht allein auf gekennzeichnete Beta-Funktionen stützen. Die Abschnitte „Gewährleistung” und „Haftung” bleiben unberührt.

Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich, korrekte Registrierungsdaten anzugeben, seine Zugangsdaten sicher zu verwahren und die Nutzung ausschließlich durch berechtigte Mitarbeiter oder Beauftragte zu gestatten. Der Kunde ist für die unter seinem Konto erfolgenden Aktivitäten verantwortlich.

Der Kunde bleibt Händler im eigenen Namen und Verkäufer der Waren und Dienstleistungen, die er über Kotao anbietet, sofern ein Auftragsformular nichts anderes ausdrücklich regelt. Der Kunde ist verantwortlich für Produktinformationen, Preise, Steuern, Verbraucherinformationen, Belege, Erstattungen, Erfüllung, branchenspezifische Erlaubnisse und Compliance-Pflichten seines eigenen Betriebs. Kotao stellt die Plattforminfrastruktur bereit und ist nicht Verkäufer, Veranstalter, Steuerberater oder gesetzlicher Vertreter für Transaktionen des Kunden.

Einschränkung und Sperrung der Dienste

Kotao darf die Dienste ganz oder teilweise einschränken oder sperren, wenn (a) der Kunde wesentlich gegen diese AGB oder die Nutzungsrichtlinie verstößt, (b) eine rechtliche oder behördliche Verpflichtung dies verlangt, (c) die Maßnahme zur Abwehr einer konkreten Gefahr für die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit der Plattform oder für Dritte erforderlich ist, (d) der Kunde sich nach Mahnung mit einem nicht unerheblichen Teil der Entgelte in Verzug befindet oder (e) der Zahlungspartner oder anwendbare Scheme-Regeln dies verlangen.

Einschränkungen und Sperrungen werden verhältnismäßig ausgeübt: Soweit zumutbar, beschränkt Kotao die Maßnahme auf die betroffenen Funktionen, wählt das mildeste geeignete Mittel und gibt dem Kunden vorab Gelegenheit zur Abhilfe. Kotao teilt dem Kunden die Gründe der Maßnahme in Textform spätestens mit deren Wirksamwerden mit, es sei denn, eine rechtliche Verpflichtung oder die Abwehr unmittelbar drohender Gefahren steht dem entgegen. Entfällt der Grund, stellt Kotao die Dienste unverzüglich wieder her.

Bietet der Kunde über die Plattform Waren oder Dienstleistungen für Verbraucher in der Europäischen Union an, kündigt Kotao die Dienste insgesamt nur unter Angabe der Gründe mit einer Frist von mindestens 30 Tagen. Diese Frist gilt nicht, wenn eine rechtliche oder behördliche Verpflichtung eine sofortige Beendigung verlangt oder der Kunde wiederholt gegen diese AGB oder die Nutzungsrichtlinie verstoßen hat. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Entgelte und Zahlung

Während des einladungsbasierten Early Access werden Abonnementgebühren und Kartenakzeptanzgebühren individuell pro Launch-Betrieb vereinbart und schriftlich im Auftragsformular festgehalten. Öffentliche Preisstufen werden vor dem öffentlichen Switch-over veröffentlicht. Preise, die in einem Early-Access-Auftragsformular vereinbart wurden, werden durch die Veröffentlichung öffentlicher Stufen nicht rückwirkend geändert. Bei Zahlungsverzug fallen Verzugszinsen gemäß § 286 BGB an.

Die integrierte Zahlungsabwicklung erfolgt über Kotao Payments und die für diesen Dienst ausgewählten oder benannten regulierten Zahlungsdienstleister. Für die Zahlungsakzeptanz erbringt der jeweilige Zahlungsabwickler die regulierten Zahlungsdienste; Kotao handelt als technischer Dienstleister für Zahlungsworkflows und Plattformbetreiber, sofern ein Auftragsformular keine andere Rolle ausdrücklich festlegt. Der Kunde muss die anwendbaren Kotao-Payments-Bedingungen, Regeln zu eingeschränkten Geschäften, Scheme-Regeln und Onboarding-Anforderungen einhalten.

Alle Entgelte verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. Kostenfreie Testphasen wandeln sich nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Plan um. Beim Wechsel in einen höherwertigen Plan wird der Unterschiedsbetrag für die laufende Abrechnungsperiode anteilig berechnet; der Wechsel in einen niedrigeren Plan wird zum Beginn der nächsten Abrechnungsperiode wirksam. Bereits gezahlte Entgelte werden nicht erstattet, soweit sich nicht aus zwingendem Recht oder dem Sonderkündigungsrecht aus dem Abschnitt „Änderungen dieser AGB” etwas anderes ergibt. Gerät der Kunde mit einem nicht unerheblichen Teil der Entgelte in Verzug, kann Kotao die Dienste nach Maßgabe des Abschnitts „Einschränkung und Sperrung der Dienste” einschränken.

Dienste Dritter

Über die Plattform können Dienste Dritter aktiviert oder angebunden werden — etwa der Zahlungsabwickler, Versand- und Logistikdienste, Apps, Themes und Integrationen. Für Dienste Dritter gelten ausschließlich die Vertrags- und Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters; der Vertrag hierüber kommt zwischen dem Kunden und dem Anbieter zustande. Kotao steht nicht für Verfügbarkeit, Inhalte oder Rechtmäßigkeit von Diensten Dritter ein und kann deren Anbindung aus sachlichem Grund — etwa Sicherheitsrisiken, Rechtsverstößen oder Einstellung durch den Anbieter — ändern oder beenden. Die Haftung von Kotao für eigene Pflichtverletzungen nach dem Abschnitt „Haftung” bleibt unberührt.

Geistiges Eigentum

Kotao behält sämtliche Rechte an der Plattform und der zugrundeliegenden Technologie. Der Kunde behält sämtliche Rechte an den von ihm hochgeladenen Daten und Inhalten. Der Kunde räumt Kotao die zum Betrieb der Plattform erforderlichen Nutzungsrechte ein.

Nutzungsdaten und Feedback

Kotao darf technische Nutzungs-, Protokoll- und Leistungsdaten, die beim Betrieb der Plattform anfallen, in anonymisierter oder aggregierter Form verwenden, um die Dienste bereitzustellen, abzusichern, zu verbessern und weiterzuentwickeln sowie für Statistiken und Benchmarks — vorausgesetzt, ein Rückschluss auf den Kunden, dessen Endkunden oder eine identifizierbare Person ist ausgeschlossen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich ausschließlich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und der Datenschutzerklärung. Verbesserungsvorschläge und Feedback des Kunden darf Kotao unentgeltlich und zeitlich unbegrenzt für seine Produkte nutzen; eine Pflicht zur Umsetzung besteht nicht.

Vertraulichkeit

Die Parteien behandeln nicht öffentliche Informationen der jeweils anderen Partei, die ihrer Natur nach vertraulich sind — insbesondere Geschäfts-, Betriebs-, Preis- und Sicherheitsinformationen — vertraulich, verwenden sie nur zur Durchführung des Vertrags und machen sie nur Mitarbeitern und Beauftragten zugänglich, die sie kennen müssen und vergleichbar verpflichtet sind. Ausgenommen sind Informationen, die ohne Pflichtverstoß öffentlich bekannt sind oder werden, rechtmäßig von Dritten erlangt oder unabhängig entwickelt wurden oder deren Offenlegung gesetzlich oder behördlich angeordnet ist; im letzten Fall wird die andere Partei vorab informiert, soweit rechtlich zulässig. Diese Pflichten gelten während der Vertragslaufzeit und für drei Jahre danach.

Laufzeit und Kündigung

Monatliche Abonnements sind zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode kündbar. Beide Parteien können bei wesentlichem Vertragsverstoß außerordentlich kündigen, wenn der Verstoß 30 Tage nach schriftlicher Abmahnung nicht beseitigt wurde.

Änderungen dieser AGB

Kotao kann diese AGB ändern, wenn die Änderung aufgrund rechtlicher, sicherheitsbezogener, technischer, produktbezogener oder zahlungspartnerbezogener Anforderungen erforderlich ist oder für den weiteren Betrieb der Dienste angemessen ist. Kotao informiert über wesentliche Änderungen in Textform — etwa per E-Mail an die hinterlegte Adresse oder durch deutlichen Hinweis im Produkt — mindestens sechs Wochen vorab. Widerspricht der Kunde nicht vor dem Wirksamkeitsdatum, gilt die Änderung als angenommen, wenn Kotao in der Mitteilung ausdrücklich auf diese Zustimmungsfiktion hinweist. Benachteiligt eine wesentliche Änderung den Kunden wesentlich, hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt vor Wirksamwerden der Änderung.

Datenexport und Rückgabe

Während der Vertragslaufzeit und für 30 Tage nach Vertragsende stellt Kotao angemessene Exportfunktionen oder Unterstützung bereit, damit der Kunde seine Geschäftsdaten in einem üblich nutzbaren Format exportieren kann. Nach Ablauf dieser Frist darf Kotao Kundendaten löschen oder anonymisieren, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Buchhaltungspflichten, Sicherheitsprotokolle, Streitbeilegungszwecke oder der Auftragsverarbeitungsvertrag entgegenstehen. Rückgabe und Löschung personenbezogener Daten richten sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Gewährleistung

Kotao erbringt die Dienste mit angemessener Sorgfalt und beseitigt reproduzierbare Mängel innerhalb eines wirtschaftlich angemessenen Zeitraums unter Berücksichtigung von Schwere und betrieblicher Auswirkung. Die Dienste sind ein sich entwickelnder SaaS-Dienst und kein Mietgegenstand mit dauerhaft vereinbarter Mangelfreiheit. Die verschuldensunabhängige Garantiehaftung nach § 536a BGB für anfängliche Mängel wird ausgeschlossen. Kotao übernimmt keine Garantiehaftung, sofern eine Garantie nicht ausdrücklich im Auftragsformular zugesagt ist.

Haftung

Die Gesamthaftung von Kotao ist auf die Entgelte beschränkt, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem haftungsauslösenden Ereignis gezahlt hat, soweit eine Haftungsbegrenzung gesetzlich zulässig ist. Diese Begrenzung gilt nicht für Haftung wegen Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, arglistig verschwiegener Mängel, ausdrücklich übernommener Garantien, Ansprüchen nach dem Produkthaftungsgesetz oder sonstiger zwingender Haftung.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, haftet Kotao nur für vorhersehbare, vertragstypische Schäden. Solche Pflichten werden auch wesentliche Vertragspflichten oder Kardinalpflichten genannt. Eine Haftung für indirekte Schäden, Folgeschäden und entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist; die vorstehend genannten Fälle unbeschränkter Haftung bleiben unberührt.

Freistellung

Der Kunde stellt Kotao von Ansprüchen Dritter frei, die gegen Kotao erhoben werden, weil der Kunde (a) Waren oder Dienstleistungen über die Plattform anbietet oder erbringt, (b) Inhalte einstellt, die Rechte Dritter verletzen, oder (c) gegen gesetzliche Pflichten seines Betriebs oder gegen diese AGB verstößt. Die Freistellung umfasst die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Sie gilt nicht, soweit der Kunde die Rechtsverletzung nicht zu vertreten hat. Kotao informiert den Kunden unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche, überlässt ihm auf Wunsch die Verteidigung, soweit zumutbar, und erkennt Ansprüche nicht ohne Zustimmung des Kunden an.

Höhere Gewalt

Keine Partei ist für die Nichterfüllung ihrer Pflichten verantwortlich — Zahlungspflichten ausgenommen —, soweit und solange die Nichterfüllung auf Umständen außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle beruht, etwa Naturkatastrophen, Krieg, Terror, Arbeitskampf, behördlichen Anordnungen, Epidemien, großflächigen Ausfällen von Strom-, Telekommunikations- oder Cloud-Infrastruktur oder Angriffen auf die IT-Sicherheit, die trotz angemessener Schutzmaßnahmen nicht abzuwehren waren. Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich und erfüllt nach Wegfall des Hindernisses. Dauert die Störung länger als 60 Tage an, kann jede Partei die betroffenen Leistungen mit sofortiger Wirkung kündigen.

Beschwerden

Beschwerden über die Dienste, über Maßnahmen nach dem Abschnitt „Einschränkung und Sperrung der Dienste” oder über die Zusammenarbeit mit Kotao kann der Kunde jederzeit an legal@kotao.com richten. Kotao prüft jede Beschwerde sorgfältig, behandelt sie innerhalb angemessener Zeit und teilt dem Kunden das Ergebnis individuell in Textform mit. Die Möglichkeit, gerichtlichen Rechtsschutz in Anspruch zu nehmen, bleibt unberührt.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und der Kollisionsnormen des internationalen Privatrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ist Köln, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat. Kotao ist daneben berechtigt, den Kunden an dessen allgemeinem Gerichtsstand in Anspruch zu nehmen.

Sprachfassungen

Diese AGB werden in deutscher und englischer Sprache veröffentlicht. Für Auslegung und Anwendung ist allein die deutsche Fassung maßgeblich; die englische Fassung dient ausschließlich der Information. Vertrags- und Kommunikationssprachen sind Deutsch und Englisch.

Abtretung, Aufrechnung und Mitteilungen

Kotao darf Rechte und Pflichten aus dem Vertrag auf ein verbundenes Unternehmen oder im Zuge einer Umstrukturierung oder Veräußerung des Geschäftsbereichs übertragen; der Kunde wird hierüber in Textform informiert und kann den Vertrag außerordentlich kündigen, wenn ihm die Fortsetzung mit dem übernehmenden Unternehmen nicht zumutbar ist. Im Übrigen können Rechte aus dem Vertrag nur mit Zustimmung der anderen Partei in Textform abgetreten werden; § 354a HGB bleibt unberührt. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen und ein Zurückbehaltungsrecht nur auf Gegenansprüche aus demselben Vertragsverhältnis stützen. Mitteilungen nach diesen AGB erfolgen in Textform; Kotao kann wirksam an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse zustellen, der Kunde an legal@kotao.com. Der Kunde hält seine Kontaktdaten aktuell.

Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt. Diese AGB, das Auftragsformular, der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Nutzungsrichtlinie bilden die vollständige Vereinbarung zwischen den Parteien für die Dienste. Bei Widersprüchen gilt: Das Auftragsformular hat Vorrang für kaufmännische Bedingungen und gebuchte Module, der Auftragsverarbeitungsvertrag hat Vorrang für die Verarbeitung personenbezogener Daten, und diese AGB regeln die allgemeine Plattformbeziehung, sofern kein Dokument eine strengere zwingende Regel vorsieht.