Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Kotao GmbH mit Sitz in Köln, Deutschland. Unser Datenschutzteam erreichen Sie unter privacy@kotao.com, unseren Datenschutzbeauftragten unter dpo@kotao.com.

Welche Daten wir erheben

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns bereitstellen, sowie die Daten, die bei der Nutzung der Kotao-Plattform entstehen.

• Kontodaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Firmenname, Rechnungsangaben und die Namen der von Ihnen eingeladenen Teammitglieder.
• Nutzungsdaten: Server-Log-Daten (IP-Adresse, Zeitstempel, User-Agent), Geräte- und Browserinformationen sowie Interaktionen mit der Plattform.
• Zahlungsdaten: Kartendaten und Zahlungsmittel werden ausschließlich durch zertifizierte Zahlungsdienstleister verarbeitet. Kotao speichert vollständige Kartennummern niemals auf eigener Infrastruktur.

Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der Plattform erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, einschließlich steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigte Interessen am Betrieb, der Sicherung und der Weiterentwicklung der Plattform.

Auftragsverarbeiter

Wir nutzen folgende Auftragsverarbeiter:

• Infrastruktur- und Speicheranbieter (globale Rechenzentrumsdienste mit Datenresidenz-Kontrollen)
• Anbieter für Edge-Sicherheit und Auslieferung (globale Standorte mit Standardvertragsklauseln, soweit erforderlich)
• Zertifizierte Zahlungsdienstleister (Zahlungsabwicklung, EWR)
• PostHog (Produkt-Analyse, EU Cloud / Frankfurt am Main)

Speicherdauer

Kontodaten werden für die Dauer Ihres Vertragsverhältnisses sowie drei Jahre nach Beendigung gespeichert. Server-Logs werden 90 Tage aufbewahrt. Buchhalterische Unterlagen werden gemäß § 257 HGB für zehn Jahre aufbewahrt.

Ihre Rechte

Gemäß Art. 15 bis 22 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung und Widerspruch sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an privacy@kotao.com.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), zu beschweren.